1. Responsável pelo tratamento e legislação
Esta política enquadra o tratamento de dados pessoais associado a ContactoIA no Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), na Lei n.º 58/2019 e, para comunicações eletrónicas e armazenamento no equipamento do utilizador, na Lei n.º 41/2004, na redação em vigor.
Responsável pelo tratamento dos dados da relação com o serviço: Wellinton Alves de Oliveira, NIF 309769728. Para questões de privacidade e exercício de direitos, contacte contacto@lyntev.com. Não envie palavras-passe ou dados sensíveis desnecessários.
Morada do responsável: Rua Poetisa Natália Correia, R/C E, 2410-375 Leiria, Portugal. Os pedidos de privacidade podem ser enviados para o contacto acima.
2. Responsável e subcontratante
Relativamente à gestão de contas, relação contratual, apoio e segurança do próprio serviço, a entidade prestadora determina as finalidades e os meios do tratamento. Para contactos, mensagens e conteúdos tratados por instrução de uma empresa cliente, esta é, em regra, o responsável pelo tratamento e o prestador é subcontratante.
Se recebeu uma mensagem de uma empresa que utiliza o serviço, deve dirigir o pedido de direitos a essa empresa. O prestador deve colaborar nos termos do contrato e do RGPD. O tratamento por conta de clientes exige um acordo conforme ao artigo 28.º; a sua formalização e a lista de subcontratantes ulteriores estão por confirmar.
3. Categorias e origem dos dados
- Conta e organização: nome, endereço de correio eletrónico, credenciais geridas pelo sistema de autenticação, telefone, dados da empresa e permissões de acesso.
- Conteúdos do cliente: contactos, números de telefone, mensagens, ficheiros, notas de CRM e dados das integrações ativadas.
- Dados técnicos: registos de atividade, erros, autenticação e segurança, e dados de ligação necessários ao funcionamento.
- Relação contratual: plano, estado da subscrição, referências de pagamentos e comunicações de apoio. Os dados exigidos pelo pagamento são tratados pelo prestador identificado nesse momento.
Os dados são fornecidos pelo utilizador, pela organização que gere a conta ou pelas integrações autorizadas. Os contactos podem ter sido recolhidos pelo cliente junto dos próprios titulares; cabe-lhe cumprir o dever de informação, incluindo o artigo 14.º do RGPD quando os dados não sejam obtidos diretamente.
Não introduza categorias especiais de dados, dados de condenações ou informações desnecessárias sem avaliar o fundamento jurídico e as salvaguardas específicas aplicáveis.
4. Finalidades e fundamentos jurídicos
- Prestação do serviço e apoio: execução do contrato ou diligências pré-contratuais, quando o titular seja parte no contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)).
- Obrigações legais: cumprimento de obrigações fiscais, contabilísticas ou outras aplicáveis (alínea c)).
- Segurança e gestão de contactos profissionais: interesses legítimos na proteção do serviço, prevenção de abuso e gestão da relação com organizações (alínea f)), sujeitos à avaliação de necessidade e equilíbrio com os direitos dos titulares.
- Finalidades opcionais: consentimento específico, informado e livre quando exigido, incluindo cookies não essenciais e comunicações comerciais nos casos previstos na lei (alínea a)).
O fundamento não é intercambiável: cada operação deve estar associada ao fundamento adequado. Os dados necessários à conta e ao contrato podem ser indispensáveis para prestar o serviço; a recusa de finalidades opcionais não deve impedir o acesso às funcionalidades essenciais.
5. Destinatários, integrações e inteligência artificial
Consoante as funcionalidades utilizadas, podem intervir prestadores de alojamento, autenticação e armazenamento, serviços de WhatsApp, integrações de calendário, prestadores de IA e entidades de pagamento. Autoridades ou consultores podem receber dados quando exista obrigação ou fundamento legal.
O fornecedor ativo da IA incluída é a Anthropic, através da API Claude (modelo Claude Haiku 5.5), numa conta API gerida pela Lyntev. Para gerar respostas, são enviados as instruções do assistente, as informações comerciais relevantes e, por defeito, até 25 mensagens recentes da conversa. Esse contexto pode incluir nome, telefone e outros dados pessoais presentes nas mensagens ou no resumo do contacto. Devem ser partilhados apenas os dados necessários.
A base de dados e a autenticação utilizam a Supabase, com o projeto configurado na Irlanda, sem excluir apoio ou operações noutros países (ver secção 6). A ligação ao WhatsApp utiliza um servidor Evolution API, uma ponte técnica que pode tratar mensagens, números e credenciais de sessão; a identidade do operador, o alojamento e os países desse servidor estão por confirmar. As mensagens circulam também pela plataforma WhatsApp, nos termos aplicáveis à conta ligada. O pagamento da subscrição é processado pelo PayPal, que não recebe as conversas dos contactos. A ligação opcional ao Google Calendar está descrita na secção 5.1.
A Cloudflare mantém o alojamento e a execução da aplicação e o envio de emails. Existe uma alternativa técnica com a OpenAI preparada para seleção manual pelo prestador; não há envio automático para essa alternativa em caso de falha da IA ativa. Uma alteração efetiva de fornecedor exige atualizar a informação e as condições aplicáveis ao tratamento.
As condições contratuais, a cadeia de subcontratação e os países aplicáveis à conta API devem ser documentados antes da utilização com dados pessoais. Não se presume retenção zero, ausência de conservação por terceiros ou processamento exclusivamente europeu. A documentação de conservação da API Claude e o DPA da Anthropic descrevem condições e modalidades que têm de ser confrontadas com a conta e as funcionalidades efetivamente utilizadas; a publicação desta política não demonstra, por si só, a aplicação de um acordo especial à Lyntev.
Não utilize resultados de IA para decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou significativamente semelhantes sem cumprir o artigo 22.º do RGPD e as garantias aplicáveis, incluindo intervenção humana quando exigida. Esta política não representa uma autorização para esse tipo de decisões.
5.1. Ligação opcional ao Google Calendar
A ligação é opcional, está disponível nos planos que incluem marcações e só pode ser iniciada pelo proprietário ou por um administrador da empresa, mediante autorização no ecrã de consentimento da Google.
Dados acedidos. A aplicação pede apenas três autorizações (âmbitos):
- Disponibilidade (
calendar.freebusy): os períodos ocupados (início e fim) da agenda principal e da agenda «Marcações ContactoIA». Não inclui títulos, descrições, participantes, locais nem anexos de eventos. - Agenda criada pela aplicação (
calendar.app.created): criar a agenda secundária «Marcações ContactoIA» e criar, consultar e apagar apenas os eventos dessa agenda criados pela aplicação. Não dá acesso aos outros eventos nem às outras agendas da conta. - Email da conta (
userinfo.email): o endereço de email da conta Google ligada.
Utilização. Os dados são utilizados apenas para a funcionalidade visível ao utilizador: verificar se um horário está livre antes de marcar, criar na agenda «Marcações ContactoIA» a marcação pedida e confirmada pelo cliente final (serviço, data e hora de Lisboa e, nos pedidos pelo WhatsApp, o telefone e a ligação para a conversa desse cliente), confirmar ou reconciliar essa marcação lendo o próprio evento pelo seu identificador, permitir aos gestores criar e cancelar marcações de teste, e mostrar qual a conta ligada.
Inteligência artificial. O conteúdo dos eventos do Google nunca é lido nem enviado a fornecedores de IA. A IA apenas propõe um pedido estruturado de marcação; a verificação da disponibilidade, a criação do evento e a resposta de confirmação são feitas pelo servidor. Só o resultado da marcação pedida pelo próprio cliente (confirmada ou horário indisponível) pode ficar no histórico dessa conversa e ser usado pela IA para continuar o atendimento. Os dados obtidos através das APIs Google não são utilizados para desenvolver, melhorar ou treinar modelos de IA ou de aprendizagem automática.
Transferência e partilha. A execução e o armazenamento utilizam a infraestrutura Cloudflare e Supabase identificada na secção 5. Os dados obtidos através das APIs Google não são vendidos, não são partilhados com anunciantes, corretores de dados ou revendedores de informação, e não são utilizados para publicidade nem para determinar solvabilidade ou conceder crédito. Só são transferidos quando necessário para prestar a funcionalidade descrita, por razões de segurança ou para cumprir a lei. Nenhuma pessoa lê estes dados, salvo com o consentimento do utilizador para um caso concreto, para investigar abusos ou incidentes de segurança, ou quando a lei o exija.
Proteção. As comunicações com a Google, com o navegador e entre os prestadores são cifradas em trânsito (HTTPS/TLS). O email da conta, as credenciais de acesso e renovação, a sua validade, as autorizações concedidas e o identificador da agenda «Marcações ContactoIA» são guardados apenas no servidor, em tabelas com segurança ao nível da linha e permissões restritas à função de serviço; as credenciais nunca são enviadas ao navegador nem incluídas em exportações. A ligação usa um estado assinado de utilização única e PKCE, e o acesso interno é limitado ao mínimo necessário.
Conservação e eliminação. Ao desligar, a aplicação pede à Google a revogação do acesso e elimina as credenciais, as autorizações registadas e o email da conta ligada. Mantêm-se apenas o identificador da agenda «Marcações ContactoIA» e um resumo criptográfico (hash) derivado da conta, que não contém o email, para reutilizar essa agenda se a mesma conta voltar a ser ligada. Os registos das marcações (identificador do evento, datas, título, descrição e o hash da conta) e das marcações de teste mantêm-se enquanto a conta da empresa estiver ativa, para prevenir duplicados e mostrar as marcações; o prazo concreto após o encerramento da conta está por confirmar (secção 7). A agenda «Marcações ContactoIA» e os seus eventos ficam na conta Google do utilizador, que os pode apagar no Google Calendar. Pode pedir a eliminação destes registos através de contacto@lyntev.com, nos termos da secção 8.
Desligar ou revogar. Em Agente IA → Edição avançada → Agendamento → Desligar, ou nas ligações da sua Conta Google. Desligar não apaga a agenda nem os eventos já criados.
A utilização e a transferência destes dados ficam limitadas pelas regras da Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos de utilização limitada (Limited Use).
Google API Services — disclosure (English)
Data accessed. The optional Google Calendar connection, started by a company owner or administrator, requests only: calendar.freebusy (busy start/end intervals of the primary calendar and of the «Marcações ContactoIA» calendar, without titles, descriptions, attendees, locations or attachments); calendar.app.created (create the secondary calendar «Marcações ContactoIA» and create, read and delete only the events the app created there; no access to any other event or calendar); and userinfo.email (the connected account's email address).
Data use. Google user data is used only for the user-facing booking feature: checking availability before booking, creating in the app calendar the appointment the end customer requested and confirmed, confirming or reconciling that appointment by reading its own event by ID, letting managers create and cancel test bookings, and showing which account is connected.
AI/ML. Google event contents are never read or sent to AI providers. Only the outcome of the booking requested by that end customer (confirmed / slot unavailable) may appear in that same conversation's history, solely to continue the user-facing conversation. Data received from Google APIs is not used to develop, improve or train AI/ML models.
Data transfer and sharing. Processing and storage use Cloudflare and Supabase (section 5). Google user data is not sold, not shared with advertisers, data brokers or information resellers, and not used for advertising or to determine creditworthiness. It is transferred only as necessary to provide this feature, for security purposes or to comply with applicable law. No person reads it except with the user's consent for a specific case, to investigate abuse or security incidents, or where the law requires it.
Data protection. Data is encrypted in transit (HTTPS/TLS). OAuth credentials, granted scopes, the account email and the app calendar ID are stored server-side only, in tables protected by row-level security and service-role-only permissions; credentials are never sent to browsers or included in exports. Consent uses a signed single-use state and PKCE, and internal access is limited to the minimum necessary.
Data retention and deletion. Disconnecting revokes the grant at Google and deletes the stored credentials, granted scopes and account email. Only the app calendar ID and a cryptographic hash derived from the account, which does not contain the email, are kept so that the same account reuses the «Marcações ContactoIA» calendar if it reconnects. Booking records (event ID, times, title, description and the account hash) and test-booking records are kept while the company account is active to prevent duplicates; the retention period after account closure is still to be confirmed (section 7). The «Marcações ContactoIA» calendar and its events remain in the user's Google account and can be deleted there. Deletion requests: contacto@lyntev.com. Access can also be revoked at myaccount.google.com/connections.
ContactoIA's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
6. Transferências internacionais
Não se garante que todo o tratamento ocorra no Espaço Económico Europeu. As localizações efetivas e os acessos por prestadores devem ser confirmados. Transferências para países terceiros exigem o cumprimento do capítulo V do RGPD, por exemplo uma decisão de adequação aplicável ou cláusulas contratuais-tipo com avaliação e medidas complementares quando necessárias.
Os países, mecanismos efetivamente utilizados e forma de obter uma cópia das garantias devem ser comunicados aos titulares. Estes elementos estão por confirmar e não são considerados regularizados apenas pela publicação desta política.
7. Prazos de conservação
Os dados devem ser conservados apenas durante o período necessário à finalidade: gestão da conta durante a relação contratual; conteúdos segundo as instruções do cliente e o acordo de tratamento; obrigações fiscais durante o prazo legal aplicável; registos de segurança durante um prazo proporcional ao risco; consentimentos pelo tempo necessário à demonstração da sua validade.
Os prazos concretos, o tratamento de cópias de segurança e o procedimento de eliminação ou devolução após o encerramento estão por confirmar. Não é prometida eliminação imediata quando existam obrigações legais de conservação ou necessidade legítima de defesa de direitos, devidamente limitada.
8. Direitos e apresentação de pedidos
Nos casos e limites previstos no RGPD, pode exercer os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição. Pode retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior, e opor-se em qualquer momento ao marketing direto.
Contacte o responsável identificado ou o apoio, indicando o direito e os dados necessários para localizar a sua conta. A verificação de identidade deve ser proporcional; não envie documentos de identificação sem necessidade. Os pedidos são, em regra, gratuitos.
A resposta deve ser dada sem demora injustificada e no prazo de um mês após a receção. Quando legalmente justificado pela complexidade ou pelo número de pedidos, o prazo pode ser prorrogado por mais dois meses, com informação ao titular dentro do primeiro mês e indicação dos motivos.
Pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) ou à autoridade de controlo competente no seu Estado-Membro, e recorrer aos meios judiciais previstos na lei.
10. Segurança e incidentes
O responsável e os subcontratantes devem adotar medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, limitar acessos e cumprir os deveres de segurança do RGPD. A avaliação dessas medidas e os procedimentos de resposta a incidentes devem ser documentados; não se promete segurança absoluta.
Quando exigido pelo RGPD, uma violação de dados deve ser notificada à autoridade competente sem demora injustificada e, se possível, até 72 horas após conhecimento. Os titulares devem ser informados sem demora injustificada quando exista elevado risco e não se aplique uma exceção legal.
11. Atualizações e documentos relacionados
Alterações relevantes devem ser comunicadas de forma acessível; novas finalidades que exijam consentimento carecem de uma escolha válida antes do tratamento. Consulte também os Termos e Condições e a Política de Cancelamento e Reembolso.